Quanto mais fornecedores, mais coordenação para Facilities
A cadeira chegou, mas ainda não pode ser usada, o fornecedor entregou o produto, mas a montagem ficou com outra empresa, na instalação aparece um problema. Quem montou diz que a peça veio errada… Quem forneceu diz que o problema aconteceu na montagem. Enquanto um fala com o outro, existe um profissional tentando descobrir quem vai resolver: Facility.
É uma situação muito comum.
Uma empresa pode ter um fornecedor para mobiliário, outro para manutenção, outro para transporte, outro para montagem, outro para mudanças e, dependendo da operação, contratos diferentes em cada unidade. Separadamente, cada contratação pode até fazer sentido. O problema começa quando essas várias pontas precisam funcionar juntas.
Alguém precisa coordenar tudo
Para o usuário que abriu uma solicitação, pouco importa qual fornecedor é responsável, ele quer o problema resolvido. E normalmente é a área de Facilities quem precisa descobrir: quem deve atender, quem precisa aprovar, qual contrato cobre a demanda, qual é o prazo, quem está esperando quem, e por que aquilo ainda não foi resolvido. É aí que a quantidade de fornecedores começa a gerar complexidade. Não necessariamente porque os fornecedores são ruins.
Mas porque cada nova empresa envolvida acrescenta uma nova relação para administrar. mais contatos, mais contratos, mais prazos, mais formas de atendimento, mais responsabilidades que precisam estar claras e mais pontos onde uma demanda pode parar.
O problema aparece nas zonas cinzentas
Os maiores desgastes geralmente acontecem justamente quando não está claro quem é responsável. Uma mesa precisa ser desmontada para uma mudança, quem desmonta? O fornecedor do mobiliário? A empresa de mudança? A manutenção?
Uma cadeira apresenta problema depois da instalação. É garantia? Montagem? Uso? Manutenção?
Um item precisa sair de uma unidade e ser instalado em outra. Quem retira? Quem transporta? Quem monta? Quem acompanha?
Quando existe uma estrutura fragmentada, situações relativamente simples podem exigir vários contatos até que alguém assuma a solução. Enquanto isso, Facilities continua no meio da operação.
O custo da coordenação quase nunca aparece
Quando uma empresa compara fornecedores, normalmente olha preço, prazo, escopo e condições comerciais. Existe, porém, um custo que dificilmente aparece na proposta:
o custo de administrar aquela relação.
Quantos e-mails serão necessários? Quantos fornecedores precisarão ser acionados para resolver uma demanda? Quanto tempo a área de Facilities gastará acompanhando prazos? Quantas vezes será necessário explicar o mesmo problema? Quantas situações ficarão paradas porque uma empresa está esperando a outra?
Esse tempo também faz parte do custo da solução. E quando a quantidade de fornecedores cresce, o esforço de coordenação tende a crescer junto.
Menos fornecedores não é necessariamente a resposta
Concentrar tudo em uma única empresa também não deve ser um objetivo por si só. Existem especialistas que fazem sentido para determinadas atividades. A questão é outra: quanto esforço a estrutura de fornecedores exige de Facilities para funcionar?
Uma boa gestão precisa deixar claras algumas coisas:
- quem é responsável por cada etapa,
- como os chamados são direcionados,
- quais são os prazos esperados,
- quem acompanha a resolução,
e como situações que envolvem mais de um fornecedor serão tratadas.
Quanto menos zonas cinzentas existirem, menor será a necessidade de Facilities atuar como intermediário o tempo todo.
O fornecedor também precisa ajudar a simplificar
Existe uma diferença importante entre um fornecedor que simplesmente executa sua parte e um parceiro que entende o impacto daquela atividade na operação. Na Telelok, acreditamos que mobiliário corporativo não deveria significar apenas entregar mesas e cadeiras.
Existe tudo o que acontece depois: adaptações, movimentações, substituições, manutenção, expansões, reduções e novas necessidades.
Quanto mais dessas etapas puderem ser conduzidas dentro de uma lógica integrada, menos pontas Facilities precisará coordenar.
No fim, não importa apenas quantas empresas existem no processo. Importa quanto trabalho é necessário para fazer todas elas funcionarem como uma solução.
