Ao longo do dia, utiliza salas de reunião, circula entre diferentes ambientes, faz uma pausa em uma área de convivência e, em determinados momentos, precisa encontrar um espaço adequado para se concentrar ou realizar uma chamada.
Essa rotina pode parecer simples para quem utiliza o escritório, mas envolve uma série de condições que precisam funcionar para que a experiência seja positiva.
A cadeira precisa oferecer conforto, a mesa deve ser adequada à atividade, os espaços precisam estar disponíveis e a infraestrutura deve acompanhar as necessidades de cada equipe. Quando alguma dessas condições não funciona como deveria, o problema passa a fazer parte da rotina do colaborador e, muitas vezes, acaba chegando até Facilities na forma de uma solicitação, reclamação ou chamado.
Por isso, pensar na jornada do colaborador significa olhar para o ambiente corporativo não apenas como um conjunto de espaços e móveis, mas como uma estrutura que precisa apoiar as pessoas durante suas atividades.
O escritório é utilizado de diferentes maneiras ao longo do dia
Nem todos os colaboradores possuem a mesma rotina, e nem todas as atividades exigem o mesmo tipo de ambiente. Enquanto algumas pessoas passam boa parte do expediente em suas estações de trabalho, outras participam de reuniões, recebem visitantes, realizam atividades colaborativas ou precisam de maior privacidade para executar determinadas tarefas.
Essa diversidade de necessidades faz com que o planejamento dos ambientes precise considerar muito mais do que a quantidade de posições disponíveis.
Uma empresa pode ter mesas suficientes para acomodar seus colaboradores e, ainda assim, enfrentar dificuldades relacionadas à utilização dos espaços. Salas de reunião constantemente ocupadas, áreas de convivência pouco funcionais, estações inadequadas para determinadas atividades e mobiliário que não acompanha a dinâmica das equipes são situações que interferem diretamente na experiência de quem utiliza o escritório.
Para Facilities, o desafio está em compreender como esses ambientes funcionam na prática e identificar onde a estrutura existente deixou de atender às necessidades das pessoas.
Pequenos problemas também fazem parte da experiência
Uma cadeira com defeito, uma mesa instável ou uma sala que não comporta adequadamente uma reunião podem parecer ocorrências pontuais, mas representam situações que exigem atenção de quem administra o ambiente.
Quando problemas semelhantes se repetem, a experiência do colaborador pode ser prejudicada, enquanto Facilities passa a dedicar cada vez mais tempo à resolução de chamados e à coordenação de fornecedores.
É nesse momento que a qualidade da gestão dos ambientes se torna perceptível. Não basta oferecer uma estrutura visualmente agradável se ela apresenta dificuldades constantes de utilização, manutenção ou adaptação.
Uma estação de trabalho precisa atender às características da atividade realizada, o mobiliário deve ser adequado ao uso previsto e os ambientes precisam permitir que as pessoas desenvolvam suas tarefas com conforto e funcionalidade.
Da mesma forma, quando uma equipe cresce, muda de lugar ou passa a utilizar o escritório de outra maneira, a estrutura precisa acompanhar essa transformação para que a experiência de utilização não seja comprometida.
Facilities também participa da experiência do colaborador
Quando se fala em jornada do colaborador, é comum que a discussão esteja concentrada em temas relacionados à cultura organizacional, liderança, desenvolvimento profissional e benefícios. Entretanto, existe uma dimensão física dessa experiência que está diretamente relacionada ao trabalho de Facilities.
A maneira como as pessoas circulam pelo escritório, encontram os espaços de que precisam, utilizam suas estações e convivem com diferentes equipes depende de decisões relacionadas à infraestrutura, ao mobiliário, à manutenção e à organização dos ambientes.
Isso não significa que Facilities seja o único responsável pela experiência do colaborador, mas que sua atuação contribui para criar as condições necessárias para que o trabalho aconteça de forma adequada.
Uma boa gestão dos ambientes procura reduzir os obstáculos que dificultam a utilização do escritório e, ao mesmo tempo, identificar oportunidades de melhoria antes que essas situações se transformem em problemas recorrentes.
O ambiente precisa acompanhar as pessoas
As necessidades dos colaboradores mudam conforme as equipes crescem, os processos evoluem e novas formas de trabalho são incorporadas à rotina da empresa.
Uma área que antes precisava de muitas posições individuais pode passar a demandar espaços para reuniões e colaboração, enquanto outra pode precisar de uma configuração que ofereça maior privacidade ou permita a realização de atividades específicas.
Por isso, o planejamento dos ambientes não deveria considerar apenas a realidade existente no momento da implantação. É importante avaliar como o espaço poderá ser adaptado ao longo do tempo, evitando que cada mudança nas necessidades das pessoas exija uma reorganização complexa ou uma nova aquisição de mobiliário.
Essa capacidade de adaptação permite que Facilities responda de maneira mais organizada às mudanças da empresa e contribua para manter os ambientes adequados às atividades que acontecem diariamente.
Como a Telelok entra nessa conversa
Na Telelok, entendemos que o mobiliário corporativo precisa atender às necessidades das pessoas e acompanhar as transformações da empresa. Por isso, nossa atuação vai além da disponibilização de mesas, cadeiras e outros móveis, considerando também a configuração dos ambientes, a adequação do mobiliário às atividades realizadas e as possibilidades de adaptação ao longo do tempo.
Ao apoiar o planejamento de layouts, a implantação de estações de trabalho e as necessidades de ampliação, remanejamento e substituição de mobiliário, buscamos simplificar a gestão dos ambientes e ajudar Facilities a manter uma estrutura funcional para quem utiliza o escritório.
Afinal, o ambiente corporativo precisa funcionar tanto para quem administra sua operação quanto para quem trabalha nele todos os dias.
